6 zasad, dzięki którym wreszcie poczujesz się zorganizowany

Jacek Kłosiński

Jacek Kłosiński

Artykuły (7)

bloger, przedsiębiorca, wykładowca, doradca. Klosinski.net

06-03-2018

Jim Rohn powiedział kiedyś, że w życiu mamy do wyboru dwie drogi: albo wybierzemy ból związany z dyscypliną albo ból związany z tym, że będziemy czegoś żałować.

Brzmi to trochę jak rada od rodziców po wywiadówce, ale takie podejście znajduje potwierdzenie w różnych badaniach. Lepsze efekty osiągają te osoby, które konsekwentnie i wytrwale dążą do celu. Średnio zdolny, ale pracowity, z reguły wygrywa z utalentowanym, ale leniwym.

Jednak nawet jeśli wybierzemy drogę dyscypliny, o sukces nie jest łatwo. Same chęci nie wystarczą – potrzebny jest jeszcze system, który poukłada naszą pracę. Jakich zasad się trzymać, żeby wygrać z odkładaniem na później, chaosem i brakiem koncentracji? 

1. Stwórz wyraźny plan

Załóżmy, że jesteś w obcym mieście i chcesz dostać się jak najszybciej na jego drugi koniec. Co zrobisz? Możesz próbować iść przed siebie i spontanicznie wyznaczać drogę. Pójdzie Ci jednak znacznie lepiej kiedy określisz jakiś plan dojazdu – rzucisz okiem na mapę, sprawdzisz rozkład komunikacji miejskiej, poznasz numery właściwych linii autobusowych, nazwy przystanków, a w kieszeni będziesz mieć odłożone drobne na bilety.

Zabieranie się za jakiekolwiek inne zadanie przypomina właśnie taką wycieczkę. Konkretny plan pokazuje Ci wyraźny kierunek. Wiesz jakie etapy musisz pokonać i kiedy oraz jak do nich dotrzesz.

Nie siadaj do pracy bez wyraźnej wizji tego, za co masz się zabrać. Bez planu będziesz błądzić i marnować czas. Oczy­wi­ście przy­pad­kiem, okrężną trasą, może Ci się udać zrealizować cel, ale czy warto tra­cić czas i siły?

Zobacz jak ustalić plan dla Twoich pieniędzy

2. Określ priorytety

Produktywność bardzo często jest błędnie porównywana z ilością. Mamy wrażanie, że lepiej radzi sobie ten, kto robi więcej. Już bardzo dawno temu udowodniono, że to nieprawda. Włoski ekonomista Vilfred Pareto zauważył, że za 80% zbiorów w sadzie odpowiada jedynie 20% roślin. Kiedy porównał te proporcje do innych zjawisk w naszym życiu – np. dochodu wśród społeczeństwa – zauważył, że rozkład wygląda podobnie. Zasada Pareta, nazwana tak od jego nazwiska, stała się bardzo popularna w ekonomii, ale także naukach o efektywności.

Prawdopodobnie tylko 20% Twojej pracy przynosi aż 80% efektów. Najważniejsza jest więc nie ilość, a prawidłowe określenie priorytetów i świadome na nich skupienie.

Zastanów się jakie działania przynoszą najlepsze efekty? Na jakich rzeczach najlepiej się skoncentrować, a jakie możesz odrzucić bez większego wpływu na rezultaty.

Bardzo popularnym sposobem na wyznaczenie własnych priorytetów jest Macierz Eisenhowera. Były prezydent USA znany był ze swojego powiedzenia: „to co ważne, rzadko jest pilne, a to co pilne, rzadko jest ważne”. Wszystkie swoje zadania wpisywał do tabeli, która miała cztery części:

  • zadania ważne i pilne,
  • zadania ważne, ale nie pilne,
  • zadania mało ważne, ale nie pilne,
  • zadania mało ważne i pilne.

W pierwszej kolejności skupiał się tylko na tym, co ważne i pilne. Rzeczy ważne, ale nie pilne zostawiał na później, a to, co mało ważne starał się delegować innym albo nie robić tego wcale.

3. Podziel działania na bloki

Bycie zorganizowanym to nie tylko sposób podziału zadań, ale także czas, w którym za nie się zabieramy. Nawet najlepszy plan może upaść, jeśli zaczniemy go realizować w złym momencie.

Naukowcy zauważyli, że nasza koncentracja i wydajność w ciągu dnia rozkłada się w podobny sposób do faz snu. W dzień, tak samo jak w nocy, nasz organizm funkcjonuje w powtarzających się 90-minutowych cyklach. Nie warto z tym walczyć i próbować długich maratonów bez jakiejkolwiek przerwy. 1,5 godziny to maksymalny okres, w trakcie którego możemy utrzymać skupienie uwagi. Koncentracja działa jak mięśnie – potrzebuje regularnego odpoczynku, ponieważ szybko się męczy.

Swoją pracę warto więc dzielić na maksymalnie 90-minutowe bloki i pomiędzy każdym z nich przewidzieć przynajmniej 15 minut przerwy. Ważne jednak, żeby był to wartościowy odpoczynek, np. spacer. Przewijanie wiadomości na Facebooku tylko spotęguje nasze zmęczenie.

Bardzo popularną techniką dzielącą czas na bloki jest tzw. Pomodoro. Polega ona na ustalaniu regularnych cykli pracy i uwzględnianiu w nich krótkich przerw na szybką regenerację. Ta metoda zakłada, że jeden pojedynczy cykl skupienia na zadaniu powinien trwać maksymalnie 25 minut. Po nim następuje krótka, maksymalnie 5 minutowa, przerwa i powrót do pracy. Po 3-4 cyklach robimy sobie przerwę nieco dłuższą, ok. 15-20 minut.

4. Kontroluj czas

Sam podział czasu może jednak nie wystarczyć. Często, nawet mimo szczerych chęci, tracimy kontrolę nad upływającymi minutami. Jeśli trudno jest nam zachować w tym zakresie dyscyplinę, warto spróbować tzw. timetrackingu, czyli po prostu narzędzi mierzących nasz czas pracy. Po co?

Przede wszystkim dla odzyskania kontroli. Dopiero kiedy wiemy dokładnie ile zajmują nam określone zadania, możemy wyciągać wnioski i szukać poprawy.

To także cenna lekcja otwierająca oczy. Kiedy podliczymy, np. ile czasu w tygodniu zajmują nam social media, możemy bardzo się zdziwić. Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, gdzie ucieka nasz czas.

W internecie można znaleźć sporo narzędzi ułatwiających takie mierzenie czasu. Dobrym rozwiązaniem jest np. Timeneye. To prosty program, w którym możemy dodać listę zadań i w trakcie ich realizacji włączyć licznik czasu. Po kilku dniach można na tej podstawie stworzyć podsumowujące raporty i spróbować wyciągnąć wnioski.

5. Zadbaj o swoją uwagę

FoMO to jeden z wielu lęków, których odkrycie zawdzięczamy współczesnym naukowcom. Tym terminem określa się nasze obawy przed tym, że coś istotnego umknie naszej uwadze. Nie ma przecież nic gorszego niż news, o którym dowiadujemy się jako ostatni, prawda?

Przez to co chwilę sprawdzamy, czy ktoś do nas nie napisał i chwytamy za telefon zaraz po otrzymaniu powiadomienia. Ciągle chcemy być „na bieżąco”. To jednak strasznie obniża naszą koncentrację. W jednym z eksperymentów okazało się, że powrót do pełnego skupienia po takim incydencie trwa nawet do 23 minut!

W tym problemie także mogą nam pomóc różne narzędzia. Jednym z nich jest Freedom. Ta aplikacja pozwala na pewien czas zablokować wybrane funkcje naszego komputera. Możemy określić np. że przez najbliższą godzinę wejście na Facebooka ma być niemożliwe. Takie ograniczenie samego siebie może uratować naszą koncentrację.

6. Wykorzystaj technologię

Miłośnicy analogowych rozwiązań lubią ograniczać się do kawałka papieru i długopisu, ale zapominają, że technologia niesamowicie pomaga w organizacji własnej pracy.

Nowoczesne aplikacje dbają o przypomnienia, synchronizują nasze zadania pomiędzy różnymi urządzeniami, umożliwiają współdzielenie kalendarza, pracę grupową, czy np. szybkie przeszukiwanie. W przypadku rozwiązań papierowych wszystkie te rzeczy są niedostępne lub możliwe wyłącznie w ograniczonym zakresie.

Na rynku są dosłownie tysiące cyfrowych rozwiązań pomagających na różne sposoby zwiększać produktywność. Zaawansowani użytkownicy docenią na pewno rozbudowane możliwości aplikacji Freedcamp. Nieco prostsze, ale równie skuteczne rozwiązanie to polskie Nozbe.

7. Eksperymentuj

Idealny system organizacji pracy jest jak gust muzyczny – każdy ma swoje, trochę inne preferencje. Na każdego z nas zadziałają nieco inne metody. Trzeba szukać, eksperymentować i testować. 6 punktów, które opisałem to solidna podstawa. Niektóre z nich mogą brzmieć zbyt prosto, ale najlepiej zweryfikować to w praktyce. Czasami jedna mała zmiana może dać ogromne rezultaty. Warto próbować.

Fot. Fotolia